1. Responsable et champ d’application
Le responsable est la AweneX GmbH, Hauptstrasse 48 A, 4142 Münchenstein BL, Suisse. Pour toute question relative à la protection des données et pour exercer tes droits, tu peux nous contacter à info@awenex.ch ou par courrier à cette adresse.
Cette déclaration concerne notre nouveau site AweneX, la boutique WooCommerce à l’adresse shop.awenex.com, le portail client, les inscriptions à l’Academy, les formulaires du site et les communications avec la clientèle décrites ici. Le site est accessible sur awenex.ch. Les livraisons de produits sont destinées à la Suisse et au Liechtenstein. L’ancien site Wix constitue une offre techniquement distincte.
Nous traitons les données personnelles conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et, dans la mesure où elle s’applique au traitement concerné, au Règlement général sur la protection des données (RGPD). La simple visite de notre site web ne vaut pas consentement général à la publicité facultative ou aux services d’IA.
2. Ce que nous traitons et pourquoi
- Lors de la consultation du site : données de connexion et de sécurité techniquement nécessaires.
- Pour les demandes : tes coordonnées et les informations que tu communiques aux fins de conseil et de traitement.
- Pour les comptes, commandes et formations : données de base ainsi que données contractuelles, de commande, de participation et de traitement.
- Pour les services complémentaires choisis volontairement : les données relatives à la newsletter, à WhatsApp, à l’IA ou au showroom décrites ci-dessous.
Nous ne vendons pas de données personnelles. Le nouveau site web et la boutique WooCommerce ne comportent actuellement aucun outil de suivi à des fins d’analyse ou de publicité. Les informations internes sur les clients ne sont pas affichées publiquement.
3. Hébergement, données de connexion et sécurité
Le site web, la boutique et les bases de données associées sont hébergés par Hostpoint AG en Suisse. Lors de leur consultation, les données suivantes sont notamment traitées : adresse IP, heure, adresse demandée, informations sur le navigateur et données relatives aux erreurs techniques. Cela permet de fournir les pages, de détecter les perturbations et de limiter les attaques. Les journaux techniques servent à l’exploitation et à la sécurité ; nous ne les utilisons pas pour établir des profils publicitaires.
Nous utilisons HTTPS, des restrictions d’accès et des autorisations attribuées en fonction des tâches. Les mots de passe des comptes clients sont enregistrés sous forme de valeurs de vérification qui ne peuvent pas être lues directement. Pour la nouvelle intégration WhatsApp, les clés d’accès et les événements de message stockés en interne sont également chiffrés. Les personnes chargées de l’administration et les prestataires mandatés peuvent traiter les données nécessaires à leurs tâches. Une protection absolue contre tous les risques ne peut être garantie.
4. Formulaires de contact, e-mail et assistance
Lorsque tu nous contactes, nous traitons ton nom, ton adresse e-mail, le nom de ton entreprise le cas échéant, le sujet et ton message. Les formulaires transmettent ta demande à notre serveur web ; nous recevons ensuite un e-mail et tu reçois une confirmation de réception. Ta demande et la correspondance qui s’ensuit restent dans le système de messagerie professionnelle ou le système client, dans la mesure nécessaire à leur traitement et à leur documentation.
Afin de prévenir les abus et les envois en double, des identifiants techniques limités dans le temps, des identifiants réseau hachés et l’état d’envoi sont enregistrés. En principe, les formulaires du site Web conservent un enregistrement technique de l’opération pendant un jour ; sa suppression est effectuée automatiquement selon un calendrier. L’e-mail qui nous a été envoyé n’est pas supprimé pour autant.
N’envoie pas de données de santé ni d’autres informations particulièrement confidentielles via les formulaires généraux, par e-mail, WhatsApp ou Phoenix. Tu peux plutôt nous demander un moyen de communication adapté.
5. Compte client, boutique et académie
Pour les comptes, nous traitons les coordonnées et les données d’accès, le statut du compte et de son activation ainsi que, pour les clients professionnels, les informations relatives à l’entreprise et à son activité. Les comptes des clients professionnels sont activés par notre équipe. Pour les commandes, nous traitons également les adresses de facturation et de livraison, les articles, les quantités, les prix, le statut de la commande et du paiement ainsi que la correspondance nécessaire. Pour les formations, nous enregistrons la date, l’inscription, le statut de participation ou d’annulation ainsi que les coordonnées nécessaires à cette fin.
Ces informations servent à la gestion des comptes et des contrats, aux livraisons, à la facturation, à l’organisation des formations et à l’assistance. Les membres du personnel autorisés n’ont accès qu’aux espaces internes mis à leur disposition pour leurs tâches. Les prestataires de livraison reçoivent les données du destinataire et de livraison nécessaires à l’acheminement. Si tu choisis un moyen de paiement correspondant, les services de paiement reçoivent les données nécessaires au traitement du paiement ; les prestataires effectivement affichés lors de l’étape de commande concernée et leurs avis de confidentialité font foi. Nous ne conservons pas les données complètes des cartes de crédit dans notre base de données clients.
bexio AG (Suisse) est connectée pour la gestion des clients professionnels, des produits, des commandes et des factures. Dans le cadre de cette gestion, les données nécessaires relatives aux contacts, aux entreprises, aux adresses, aux articles et aux opérations commerciales sont consultées ou transférées entre les systèmes. L’activation du compte ne vaut pas consentement à recevoir des communications publicitaires par newsletter ou WhatsApp.
PhoenixCoins – ton programme de fidélité dans la boutique
Les clients inscrits peuvent cumuler des PhoenixCoins sur les nouvelles commandes payées dans la boutique et les convertir en codes de réduction personnels. À cette fin, nous associons ton identifiant client interne à ton solde de coins, aux commandes prises en compte, aux crédits et corrections, aux utilisations, aux codes de réduction émis et à leur statut d’utilisation, ainsi qu’aux dates et heures correspondantes. Le calcul se base sur la valeur des marchandises après réduction, hors TVA, frais d’expédition et frais. Les remboursements et annulations sont pris en compte. Les commandes distinctes Bexio et les achats antérieurs ne sont pas repris automatiquement.
Le traitement des données sert à fournir le programme de fidélité et à assurer le décompte transparent des avantages, avec une protection contre les doubles réservations. La participation ne vaut pas consentement à recevoir des communications publicitaires par newsletter ou WhatsApp. Les Coins et les codes sont associés au compte client connecté et peuvent être consultés par les collaborateurs autorisés dans le cadre du suivi de la clientèle. Nous n’utilisons aucun service publicitaire ou de suivi supplémentaire pour la fonction Coins. Nous conservons les justificatifs de réservation et d’utilisation aussi longtemps que nécessaire pour gérer les avantages en cours, les corrections et le traitement des réclamations, ainsi que pour respecter les obligations de conservation applicables. Tu peux nous adresser tes demandes d’effacement ou d’accès en utilisant le moyen de contact décrit ci-dessous.
Newsletter client 6.
Communication avec les clients par WhatsApp 7.
Tu peux, si tu le souhaites, contacter notre équipe via les contacts WhatsApp indiqués. Un lien WhatsApp n’ouvre WhatsApp ou le site web de WhatsApp que lorsque tu cliques dessus. Les conditions et informations sur la protection des données de WhatsApp s’appliquent également aux communications directes. Tu peux aussi nous contacter par téléphone ou par e-mail.
Pour notre numéro central +41 76 840 90 46 nous configurons la plateforme WhatsApp Business (Cloud API). Dans ce cadre, le numéro de téléphone ou l’identifiant WhatsApp, le nom de profil transmis, le contenu des messages, les horodatages, les identifiants des messages et leur statut de transmission sont traités. La Cloud API est fournie par Meta ; WhatsApp Ireland Limited (Irlande) et les sociétés Meta concernées, notamment aux États-Unis, participent au traitement technique.
L’intégration reçoit les messages dans une vue interne sécurisée, accessible à notre équipe d’assistance client autorisée. Des réponses textuelles personnalisées sont possibles pendant la fenêtre de réponse WhatsApp. Des confirmations supplémentaires de commande et de formation sont prévues sur le plan technique ; elles ne seront envoyées qu’après une autorisation d’envoi distincte et l’approbation des modèles. Les actualités WhatsApp ne sont pas activées par ce biais. Les médias reçus ne sont pas automatiquement téléchargés sous forme de fichiers par l’intégration interne actuelle ; les légendes et les informations d’événement transmises peuvent être enregistrées. L’intégration de notre site web n’accède pas au carnet d’adresses de ton appareil.
Dans ton compte client connecté, tu peux choisir expressément de recevoir des confirmations supplémentaires de commande et de formation par WhatsApp et indiquer ton propre numéro avec l’indicatif du pays. Nous enregistrons le numéro sous forme chiffrée, ainsi que le consentement ou son retrait, la date et l’heure, le mode de collecte et la version du consentement. Pour l’envoi et la preuve de livraison, nous enregistrons le contenu du message ainsi que les statuts techniques d’envoi et de livraison ; l’acceptation par Meta ne constitue pas une preuve de livraison. Tu peux retirer ton choix dans ton compte. Aucun envoi automatique n’est effectué aux visiteurs sans consentement enregistré.
Nous utilisons les communications pour traiter ta demande et assurer un suivi personnalisé. Pour recevoir occasionnellement des actualités, des nouveautés produits, des offres et des informations sur les formations, tu peux donner un consentement WhatsApp distinct dans ton compte client ; cette option n’est pas sélectionnée par défaut. Il est indépendant des confirmations de service et est également enregistré sous forme chiffrée avec ton numéro, la date et l’heure, le mode de collecte et le texte du consentement. L’envoi d’actualités n’est pas encore activé. Tu peux retirer ton choix concernant les actualités dans ton compte ou envoyer « NEWS STOP » pour te désabonner uniquement des actualités ; « STOP » met fin à tous les messages WhatsApp automatisés. L’envoi d’actualités promotionnelles par WhatsApp requiert ce consentement distinct ; une commande ou une simple prise de contact ne suffit pas. Tu peux nous signaler à tout moment que tu ne souhaites pas recevoir de publicité sur WhatsApp ni être recontacté par ce canal, par exemple en envoyant « STOP ». Un éventuel consentement existant à la newsletter par e-mail n’est pas considéré comme un consentement WhatsApp.
Phoenix peut répondre automatiquement aux nouvelles questions reçues par texte pendant la fenêtre de service client WhatsApp et se présente comme un assistant IA. Il utilise des informations publiques AweneX approuvées ; les demandes personnelles, techniques ou liées à la santé sont confiées à notre équipe. Écris « human » pour demander une assistance personnelle ; « STOP » arrête les réponses automatiques. Notre service clientèle habilité peut également vérifier et envoyer des brouillons internes générés par IA. Pour générer la réponse, le dernier message texte est transmis à l’API OpenAI avec des informations publiques AweneX approuvées. Le nom du profil, l’identifiant WhatsApp et l’historique de la conversation ne sont pas transmis en tant que métadonnées ; les numéros de téléphone, adresses e-mail et liens reconnaissables dans le texte sont supprimés au préalable. Cette détection peut être incomplète. Merci de ne pas transmettre de données de santé ni d’autres informations confidentielles. Les demandes personnelles, techniques ou liées à la santé détectées sont attribuées à un membre de l’équipe pour traitement personnalisé. OpenAI peut traiter des données, notamment aux États-Unis. Nous ne demandons pas à OpenAI de conserver l’objet de réponse ; cela ne garantit pas la suppression complète des journaux techniques des prestataires. Chez nous, les réponses, les brouillons et l’attribution à l’équipe sont stockés sous forme chiffrée. Les brouillons sont utilisables pendant une heure au maximum et sont supprimés à l’arrivée de nouveaux messages ou de réponses de l’équipe ; il ne s’agit pas d’un délai de suppression automatique. Le téléphone et l’e-mail restent disponibles comme alternatives.
Les messages sont conservés en interne par nos soins à des fins déterminées et sont visibles par le personnel autorisé du service clientèle. Les clés d’accès techniques sont réservées à l’administration du site. Il n’existe actuellement aucun délai de suppression automatique pour ces archives internes d’événements ; les demandes de suppression sont traitées via le moyen de contact décrit ci-dessous. Le traitement par WhatsApp est soumis à ses propres conditions, notamment les Politique de confidentialité, qui Conditions de traitement des données commerciales et les dispositions applicables Dispositions relatives aux trasferimenti di dati. Votre message sera accessible à l’entreprise pour son traitement commercial ; le chiffrement lors de la transmission n’empêche pas ce traitement nécessaire.
8. Cookies, Phoenix et contenus externes
Cookies et tes choix sur le nouveau site web AweneX et dans la boutique
Les fonctions nécessaires restent actives : dans la boutique WooCommerce, les cookies woocommerce_cart_hash et woocommerce_items_in_cart servent au fonctionnement du panier (session) ; wp_woocommerce_session_* associe le panier à une session (par défaut 2 jours). Lors de la connexion, des cookies WordPress sont utilisés à des fins d’authentification et de sécurité (wordpress_logged_in_* et wordpress_sec_*, pour la session ou, si tu sélectionnes « Rester connecté·e », par défaut pendant 14 jours). wordpress_test_cookie vérifie si les cookies sont pris en charge. Le stockage n’a lieu que lorsque la fonction correspondante est utilisée. La langue que tu sélectionnes explicitement est enregistrée sous awenex.navigation.locale dans le stockage local du navigateur jusqu’à sa suppression.
Dans la boutique, le cookie fonctionnel awenex_locale conserve la langue choisie pendant un an au maximum. Si tu es connecté·e, la langue choisie via les liens de sélection est également enregistrée dans ton compte client ; les nouvelles commandes conservent la langue sélectionnée au moment de leur validation pour les communications correspondantes. Tu peux changer de langue à tout moment et supprimer le cookie dans ton navigateur.
Le cookie awenex_consent enregistre ton choix, sa version et la date de ta décision pendant 180 jours. Tu peux à tout moment choisir uniquement les fonctions nécessaires ou modifier ton choix via « Paramètres des cookies ». Tu dois faire ton choix séparément sur l’adresse de prévisualisation et dans la boutique, car il s’agit de domaines différents.
Pour le navigateur de connaissances Phoenix, nous utilisons le stockage de session de ton navigateur (sessionStorage) pour enregistrer si et quand le bref message de bienvenue a déjà été affiché ou diffusé, et si tu as coupé le son. Ces paramètres s’appliquent à la session en cours et au domaine concerné. Ils ne contiennent pas de données client ni de termes de recherche et ne nous sont pas transmis.
Dialogue vocal facultatif avec Phoenix
Lorsque tu sélectionnes « Démarrer la conversation » et que tu autorises le navigateur à accéder à ton microphone, une connexion vocale chiffrée en temps réel est établie avec l’API OpenAI. Pendant la conversation, le son capté par ton microphone est transmis directement de ton navigateur à OpenAI afin que le service puisse te comprendre et répondre avec une voix générée par l’IA. OpenAI reçoit les données de connexion techniquement nécessaires, notamment ton adresse IP. Les informations publiques de AweneX et le nom public de la page AweneX actuellement ouverte servent de base de connaissances. À cette fin, nous ne transmettons ni l’adresse complète de la page, ni les paramètres de recherche, ni le contenu du compte. Le traitement peut avoir lieu hors de Suisse, notamment aux États-Unis. Merci de ne communiquer aucune information confidentielle ni donnée de santé.
Phoenix détecte les pauses dans la conversation et répond automatiquement. Les questions et réponses orales peuvent également s’afficher sous forme de texte dans la fenêtre ouverte ; cette reconnaissance automatique peut comporter des erreurs. En sélectionnant « Terminer la conversation », en fermant Phoenix, en quittant la page ou en passant à un autre onglet du navigateur, le microphone et la lecture sont arrêtés de notre côté. La conversation prend fin automatiquement après une période de silence ou lorsque sa durée maximale est atteinte. Cela ne permet pas de récupérer les contenus déjà transmis à OpenAI.
AweneX n’enregistre pas durablement le dialogue vocal et ne crée pas de fichiers audio, de médias ni de fiches client à cette fin. L’historique visible reste uniquement dans la mémoire de travail de la page actuelle. Pour limiter et mettre fin à la connexion sur le plan technique, notre serveur conserve temporairement l’identifiant de connexion, l’heure d’expiration et une preuve de session protégée, ainsi que des compteurs d’utilisation et un identifiant IP protégé qui change chaque jour ; ce compteur ne contient aucun contenu vocal ni aucune adresse IP en clair. Ton choix de démarrer est enregistré sous forme de valeur Oui/Non dans le sessionStorage de la session de l’onglet et du domaine concernés. Il n’active pas automatiquement le microphone lors de visites ultérieures. La conservation des données par le fournisseur et le traitement technique sont régis par les contrôles des données d’OpenAI liés ci-dessous. La recherche dans les connaissances et les questions écrites restent disponibles comme alternatives.
Conversation facultative avec l’IA Phoenix
Si tu démarres expressément le mode « conversation IA » et envoies une question, nous transmettons ton message, l’historique de cette conversation, le nom public de la page AweneX actuellement ouverte et les informations publiques de AweneX à l’API OpenAI afin qu’une réponse puisse être générée. Le traitement peut avoir lieu en dehors de la Suisse, notamment aux États-Unis. Veuillez ne saisir aucune information confidentielle ni donnée de santé. Tu peux également utiliser la recherche de connaissances sans conversation IA.
L’historique de la conversation reste dans la mémoire de la page actuellement ouverte ; Phoenix ne crée pas de dossier de conversation permanent sur nos systèmes. Pour les questions textuelles, l’API Responses est appelée avec le stockage des réponses désactivé (store: false). Le dialogue vocal utilise l’API Realtime avec les traces de session désactivées. Cela ne signifie pas que le fournisseur supprime entièrement les données : OpenAI peut en principe conserver les contenus jusqu’à 30 jours à des fins de détection des abus ; un stockage technique temporaire peut également avoir lieu. Pour plus de détails, consulte les Contrôles des données par OpenAI.
Nous mémorisons ta décision de démarrer une conversation avec l’IA sous la forme d’un simple paramètre oui/non dans sessionStorage, pour cette session de l’onglet et ce domaine. Aucun texte de conversation n’y est enregistré. Pour limiter l’utilisation, notre serveur gère des compteurs et un hachage protégé de ton adresse IP qui change chaque jour ; ces compteurs ne contiennent aucun texte de question ou de réponse. Dans cette première phase, Phoenix n’accède pas à ton compte client, à tes commandes ni à des documents internes. Les réponses de l’IA peuvent contenir des erreurs ; vérifie les informations importantes directement auprès de notre équipe.
Contenu externe facultatif : le showroom à 360° est fourni par 3DSwissMedia via cdn4.3dswissmedia.com. L’offre intégrée ne sera pas chargée sans ton consentement exprès. Lors du chargement, le fournisseur reçoit notamment ton adresse IP et les données de ton navigateur, et peut utiliser ses propres cookies ou technologies de stockage. Nous n’avons aucun contrôle sur leur durée de conservation. Si tu retires ton consentement, nous supprimons l’intégration et interrompons les chargements ultérieurs ; cela ne supprime pas les données déjà transmises ni les cookies déposés par le fournisseur. Un lien externe sur lequel tu cliques directement ouvre l’offre directement.
Le nouveau site web et la boutique WooCommerce n’intègrent actuellement aucun outil de suivi à des fins d’analyse ou de publicité. Tu peux modifier ton choix sous « Paramètres des cookies » dans le pied de page. Les fonctions techniquement nécessaires ne seront pas désactivées pour autant.
9. destinataires et traitement à l’étranger
Nous transmettons des données dans la mesure nécessaire à la fourniture du service décrit ci-dessus : aux prestataires d’hébergement et de messagerie, à bexio, aux services d’expédition et de paiement nécessaires ainsi que, lorsque tu utilises la fonction concernée, à OpenAI, WhatsApp/Meta et au fournisseur du showroom. Cela inclut également le personnel d’assistance soumis à une obligation de confidentialité ainsi que les autorités lorsqu’une obligation correspondante existe. Les autorisations d’accès aux données internes sont séparées des fonctions publiques du site web.
La base de données du site web et de la boutique se trouve en Suisse. Pour WhatsApp/Meta, le traitement transfrontalier concerne principalement l’Irlande et les États-Unis ; pour l’utilisation facultative d’OpenAI, il concerne principalement les États-Unis. Les prestataires concernés peuvent faire appel à des sous-traitants. Le fait que la boutique soit exploitée localement en Suisse ne signifie donc pas que tous les services supplémentaires sélectionnés traitent les données exclusivement en Suisse.
En cas de transferts à l’étranger, une protection des données reconnue comme adéquate ou des garanties contractuelles appropriées sont requises, sauf exception légale. Les conditions applicables des prestataires et les clauses additionnelles relatives aux transferts décrivent ces mécanismes. Nous ne garantissons ni la certification d’un prestataire individuel ni le traitement exclusivement en Suisse de tous les services complémentaires. Tu peux nous demander des informations sur les destinataires et les fondements des transferts applicables à ton cas.
10. Conservation et suppression
Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que l’exigent la finalité concernée, les relations contractuelles existantes et les justificatifs nécessaires. Elles sont ensuite supprimées ou anonymisées, sauf si des obligations légales de conservation, des procédures en cours ou des mentions de blocage nécessaires s’y opposent. Les factures et documents commerciaux sont soumis à des obligations légales de conservation. Des cycles techniques de nettoyage distincts s’appliquent aux journaux de sécurité et aux sauvegardes ; la suppression dans le système actif n’efface pas immédiatement chaque copie de sauvegarde. Les données restaurées à partir de sauvegardes ne peuvent pas être réutilisées à des fins publicitaires sans vérification préalable.
Les durées de conservation techniques propres à chaque fonction sont indiquées pour la fonction concernée. Le désabonnement à la newsletter est conservé sous forme de blocage afin que nous ne te contactions pas à nouveau lors d’une importation ultérieure. La suppression d’une conversation WhatsApp sur ton téléphone ne supprime pas automatiquement la correspondance commerciale détenue par AweneX ni les données détenues par WhatsApp.
11. demander l’accès à tes données, leur rectification ou leur suppression
Tu peux nous demander l’accès à tes données personnelles, la rectification des informations inexactes et l’effacement des données qui ne sont plus nécessaires. Dans la mesure prévue par la loi, tu peux également demander la remise ou le transfert de tes données, la limitation du traitement ou t’y opposer. Tu peux retirer pour l’avenir un consentement donné ; cela n’annule pas rétroactivement les traitements déjà effectués.
- Écrire à info@awenex.ch, par exemple avec pour objet « Protection des données / suppression des données ».
- Indique le service concerné ainsi que l’adresse e-mail ou le numéro WhatsApp nécessaire pour t’identifier. N’envoie aucun mot de passe ni aucune clé d’accès.
- Nous vérifierons l’attribution, demanderons si nécessaire une pièce d’identité appropriée et t’informerons du traitement ainsi que des motifs légaux de conservation qui subsistent.
Tu peux également envoyer ta demande par courrier à AweneX GmbH, Hauptstrasse 48 A, 4142 Münchenstein BL, Suisse. Pour WhatsApp, la demande s’applique aux données relevant de notre responsabilité. Pour ton compte WhatsApp personnel et les traitements effectués de manière indépendante par WhatsApp/Meta, adresse-toi également au fournisseur. La suppression de ton compte n’entraîne pas celle des factures soumises à une obligation de conservation.
Tu peux te référer à la Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et, le cas échéant, saisir une autre autorité de contrôle de la protection des données.
Modifications 12.
État au : 19 octobre 2026. Nous mettons à jour cette déclaration lorsque nos fonctions ou nos traitements de données changent. La simple mise à jour de cette page n’autorise pas de manière générale de nouvelles finalités importantes ni des services complémentaires facultatifs.